計画はたてるけど振り返らない・見直さない人におススメする「PDCAノート」

2020.01.02 Thursday

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    ビジネス書100冊読破企画 第2冊目▶PDCAノート


    「PDCAノート」の内容を紹介します

    「ビジネス書100冊 読破 企画」の第2回目です。
    PDCAノート』、 一時期話題になっていたな〜と思っていたら、「2017年度 啓文堂書店ビジネス書大賞」になっていたんですね。
    すっかりベストセラーの1冊になっています。


    著者は外資系でマネージャー職をされている岡村拓朗氏です。
    著者は副業として「時短の仕組み化」コンサルもされているらしく、 『PDCAノート』でも物事を効率化するための考え方を学べます。


    計画はたてるけど、見返さない人におすすめ

    読んでみた感想として、次のような人におススメの本だなと思いました。


    • 最初に計画は立てるが、結局見直さない人
    • PDCAを回して成長したいが、どう始めればいいか分からない人

    イーナは「計画はたてるけど、見返さない」タイプです。

    • 予実管理しないと締め切りギリギリで大変
    • 振り返りをした方が仕事の質も効率も良くなる

    というのは分かっているのですが、 なかなかサイクルを回すところまで実践できません。


    「PDCAノート」を読めば、今日からPDCAサイクルを回せる

    「自分も同じだ!」という方は是非、『PDCAノート』を手にとってみて下さい。
    『PDCAノート』では

    • 効果的にPDCAサイクルを回すためのポイント
    • 個人ですぐにPDCAサイクルを回せるPDCAノートの作り方

    が紹介されています。
    当記事の「イーナの解釈」では実際に本を読んだイーナが、重要だと思ったポイントをまとめました。
    本を読むか迷っている人は、一度目を通してみてください。

    ※本の内容を単純に要約している訳ではありません。 「解釈」としている通り、イーナの考えにより意味が変わっている可能性があるので、実際に書籍も読まれることをお勧めします。


    PDCAノート ― イーナの解釈

    それでは早速、イーナの印象に残ったポイントを中心に、PDCAノートの内容について簡単に紹介します。


    PDCAサイクルを効果的に回すには


    『PDCAノート』では、「PDCAサイクルをうまく回すルール」として、次の3つを挙げています。


    • 見える化
    • 仕組み化
    • 習慣化

    1. 見える化


    PDCAサイクル自体はシンプルな考え方です。
    計画して、実行して、振り返って、改善する方法を考える という4つのプロセスだけで構成されています。

    では、回せてない人は何が悪いかというと、全体の流れが見えてないという点です。
    全体の流れを視覚的に認識できるようにするだけで、 「どこを振り返るか」「どう改善していくか」と考えるのも「簡単」になります。

    PDCAを回す第一歩は、「PDCAを見える化する」ことです。


    2. 仕組み化する


    PDCAは放っておいても勝手にまわってくれません。
    なので、回す仕組みを作ることが大切になります。

    では、「仕組み」とは何でしょうか?
    『PDCAノート』から引用すると、

    仕組み化とは、努力や意思の力など関係なく、一度その仕組みをつくったら、半自動的に動くシステムのこと

    「仕組み化」を言い換えると、「コピー可能である」ことです。

    仕組み化することで


    • いつでも安定的にサイクルを回せる
    • だれでも同じクオリティでサイクルを回せる

    という効果を得られます。


    3. 習慣化する


    PDCAサイクルにとって大切なのは、サイクルを回し続けることです。
    なので、日々続けるために習慣化することが欠かせません。
    『PDCAノート』で習慣化するポイントとして挙げていたことをまとめると、


    • トリガーとアクションがセットになっている
    • アクションはすぐにできる簡単なことである

    ということになります。


    習慣化するためには、「〇〇をしよう」というアクションの部分だけでなく、 「何時に〇〇する」、「××をした後に〇〇をする」というトリガーも決めることが大切です。


    また、忙しい毎日のなかでいきなり「1時間PDCAノートを書く」というような重いタスクを追加するのは大変です。
    なので、新しく習慣をつくるときは、短時間ですぐ終わるような内容にしないと結局定着しません。

    習慣をつくるには、上の2つのポイントを意識してみてください。


    PDCAサイクルを実践するフレームワーク


    見える化、仕組み化(やり方がコピーできる)を実現するのが「PDCAノート」です。
    ノートに書くことで自分の「PDCA」が可視化され、 同じフレームワークを使ってノートを書くことで仕組み化されます。 PDCAノートは簡単にかけるので、習慣化することも難しくありません。

    それでは実際に、今日からPDCAサイクルを回せる「PDCAノート」の作り方を紹介していきます。


    「PDCAノートの作り方」

    1. A4ノートを横にして図のようにフレームを作る
    2. Plan:予定や計画 を書く
    3. Do :結果や実績 を書く
    4. Check:振り返りをする
    5. Act :改善するための行動を考える

    それぞれのプロセスについて、ポイントを説明します。


    1. A4ノートを横にして図のようにフレームを作る


    まずは図のようにフレームをつくります。

    PDCAノートのフレーム


    最上部には、その日気をつけることやその日の目標を書くことで、 自分の目標に合った視点を持ってCheckやActのプロセスを実行できます。


    2. Plan:予定や計画 を書く


    ここではあらかじめ決まっている会議や面談の予定、やるべきタスクなどを記載します。
    自分の目標を達成するための予定がある、意識してみてください。
    人とのアポイントメントは勝手に入ってきますが、自分のための時間は自分で作らないといけません。

    目標を達成するためには、自分とのアポイントメントとして、自分のための時間を予定に入れるようにしてみましょう。


    3. Do :結果や実績 を書く


    この枠には作業の結果や実績を書きます
    書くときのポイントとして、「客観的な事実」のみ書くようにしましょう


    • 思ったよりツールが分かりにくて作業に時間がかかった

    これは主観が入っており、悪い例です。
    事実として書くなら、


    • 予定より+20分作業した

    のように書くのが大切です。

    事実のみを書くことにこだわるのは

    • 悪さ/良さ加減を明確にする
    • 悪かった要因/良かった要因の先入観を排除する

    ためです

    できるだけ定量的に、事実のみ可視化することで、 純粋に計画と実績のギャップが明確になります。


    4. Check:振り返りをする


    この枠の中に、「自分視点」の気づきを書いていきます。
    書くときには、「計画通りにできた要因は何だろう?」 「計画通りにできなかった要因は何だろう?」と自分に問いかけながら振り返りましょう。



    ここに書くことは「正解」である必要はありません。

    もともとPDCAサイクルというのは「仮説」と「検証」を繰り返すためのサイクルです。
    ここで「仮説」をたて、Actで「検証」するための行動を設定することで 「仮説」が合っているどうか確認します。

    もし「検証」して失敗すれば、またPDCAサイクルを回して「正解」を探していきましょう。


    5. Act :改善するための行動を考える


    Check:振り返り でたてた「仮説」を「検証」するための行動を書いていきます。

    ポイントとしては、すぐ実践できるような具体的な「行動」を書くように気をつけてください。
    「時間を意識して作業する」では不十分です。
    「10分経ったら、作業が全体のうちどれくらいの割合進んでいるか確認する」 くらい具体化しましょう。


    「仮説」に基づいた「検証」を繰り返すことで、仕事の効率やクオリティがあがっていきます。


    まとめ

    『PDCAノート』のまとめ

    PDCAサイクルをうまく回すポイントは以下の3つです。


    • PDCAを見える化する
    • PDCAサイクルを回すことを仕組み化する
    • PDCAサイクルを回すことを習慣化する

    PDCAの全体を可視化でき、半自動的にPDCAの観点をチェックできるフレームワークがPDCAノートです。
    このPDCAノートを毎日書く習慣をつければ、 あとは365日PDCAサイクルを回して圧倒的に成長するだけです。


    書籍ではこの記事で紹介したデイリーPDCAノート以外にも、プロジェクト達成用や商談用ノートのフレームワーク、仕事を効率化するために気をつけること等が紹介されています。
    他のフレームワークやテクニックが気になったら、書籍も読んでみてください。




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