文章で分かりやすく伝えたい人にオススメする「入門 考える技術・書く技術」

2020.01.05 Sunday

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    ビジネス書100冊読破企画 第5冊目▶ 入門 考える技術・書く技術



    ■「入門 考える技術・書く技術」の内容を紹介します


    「ビジネス書100冊 読破 企画」の第5冊目です。
    仕事で分かりやすいビジネス文書を書けるようになりたい方に「入門 考える技術・書く技術」をオススメする理由を解説します。
    本書で取り上げられている「ビジネス文書の要件」を知らないと、いいビジネス文書を描くのは難しいです…
    ぜひチェックしてください


    本書はロジカルライティングのロングセラー「考える技術・書く技術」の入門ガイドの位置付けです。
    海外で出版された「考える技術・書く技術」ですが、欧米の文化を汲んだ文脈を日本人向けに咀嚼してくれた内容になっています。

    著者は「考える技術・書く技術」を日本で出版した際に和訳された山康司氏です。
    原書への理解が深い人物が筆を執っているので、内容も信頼できますね。
    また、著者自身もコンサルを経験したのち、現在はビジネス思考やライティングに関する研修を行っているそうで、本書の内容も分かりやすく噛み砕かれた内容になっています。

     

     

    ■「読みやすい文章に直して」と言われて、どうすればいいか悩む人におすすめ

     

     

    本書は、次の人に是非読んでもらいたいです。

     

    • 「文章が分かりにくい」と言われるが、どう直せばいいか分からない人
    • 今まで文章を書く機会がなかったのに、仕事でビジネス文書を書くことになった人

     

    日本では学校でレポートやライティングについて学ぶ機会があまりありません。
    ほとんどの人が社会人になっていきなりロジカルライティングを求められます。
    本書では

     

    • 「いい」ビジネス文書は何か
    • 「いい」ビジネス文書を書く方法

     

    を解説しているので、今まで文章を書く機会がなかった人でも要点を抑えたビジネス文書の書き方が分かります。

     

     

    ■「入門考える技術・書く技術」を読めば、「ビジネス文書の要件」が分かる

     

     

    『入門考える技術・書く技術』で紹介されている、ビジネス文書の「要件(満たしているべき要素)」 をざっくりまとめると、次のように言えます。

    • 読み手にとって分かりやすい文章である
    • 読み手の知りたいことに対して答えをだしている

    「ビジネス文書」というものは「読み手」視点で価値が決まります。
    読み手に理解されたうえで、読み手のニーズに応えるものでなければなりません。
    本書ではこれらの要件を踏まえたうえで、具体的にどう文章を組み立てればいいか、実践的なライティングの方法が紹介されています。

    気になった方は是非『入門考える技術・書く技術』を読んでみてください。
    また、当記事の「イーナの解釈」では実際に本を読んだイーナが重要だと思ったポイントをまとめました。
    本を読むか迷っている人は、一度記事に目を通してみてください。

    「解釈」としている通り、イーナの考えも織り込んだまとめとなっています。実際に書籍も読まれることをお勧めします。



    ■考える技術・書く技術 ― イーナの解釈


    『考える技術・書く技術』では、効率的にビジネス文書を作成するには、 考えるプロセスと書くプロセスを分けることが有効であると述べています。
    書きながら修正するよりも、試行錯誤して書く内容を決めた後に書く方が効率がいいためですね。
    以降では、「考えるプロセス」のなかでイーナの印象に残ったポイントを紹介します。


    読み手が理解しやすい文章を書く方法


    ビジネス文書の要件に
    読み手にとって分かりやすい文章である
    というものをあげました。


    伝わりやすい文章を書くというのは、普段から意識されているとは思います。
    では、文章を「書く前の」文章を検討する段階で、実際に工夫していることはありますか?

    ない という人や

    我流で工夫している
    という人は、「OPQ」分析をしてみてください。
    この分析をするだけで、読み手のニーズを抑えた分かりやす文章を構成できるようになります。


    OPQ分析とは何か


    OPQとは、それぞれ

    • Object:目標
    • Proble:問題
    • Question:読み手の疑問
    を意味します。


    ビジネス文書を書く時には、何か提案や問題の報告などをしているはずです。
    なので、O:目標には、提案や報告をする対象について、目標やあるべき姿を示します。
    例として、目標を「年間の受注件数50件」としましょう。

    そして、P:問題は、「O:目標」の達成を阻んでいることを明確にします。
    先ほどの例と対応させると、「年間の受注件数目標が50件なのに、半期でまだ20件しか受注できていない」といった内容になります。

    そして、「Q:読み手の疑問」に、上記2つを知ったときの読み手の疑問を書きます。
    例でいうと、「今のペースで目標を達成できるのか?」や「今の状態から目標を達成するためにはどうすればいいか?」といった疑問が抱かれるでしょう。
    1つ注意として、この「Q」は「読み手」によって変わります。 「読み手の疑問」を適切に想定できるかは、「読み手」の状況を理解できていることが重要になります。
    ここはライティングでは補えないので、わからない人はリサーチしたり、上司・同僚に助けを求めましょう。


    ビジネス書の要件にもう一つ、

    • 読み手の知りたいことに対して答えをだしている


    があります。なので、OPQ分析をしたら、「Q:読み手の疑問」に対する「A:答え」の内容も忘れずに整理しましょう。
    このとき、QAがちゃんとかみ合っていることを確認してください。
    OPQ分析ができていても、「Q:読み手の疑問」に対する「A:答え」が明後日の内容ではビジネス文書としての価値が一気に下がってしまいます。


    OPQ分析をすると読みやすくなる理由


    以上のに整理したOPQAを、構成をそのままに文章にすれば、読みやすいビジネス文書になります。
    では、なぜOPQ分析をすることで読みやすくなるのでしょうか?
    イーナの解釈ですが、「O;目標」と「P:問題」という事実を先に整理することで、「読み手」と「書き手」の視点を合わせる効果があるのでしょう。

    あなたが何か文章を書くときに、どこまで読み手に説明すればいいのか迷ったことはないですか?

    読み手と書き手の持っている情報量は違います。

    なので、適切に補完しながら問題を説明する必要がありますが、書き手もどこをどれくらい補完すればいいか迷います。
    そこで、問題が発生していることに関係する事実を先に述べることで、読み手は必要な情報は最低限、知っている状態になります。
    また、先に読み手に必要な情報を渡すことで、書き手としても伝えたいこと(A:答え)を書くときに余計なことを考えずに済むという効果が期待できます。



    ■まとめ

    『入門 考える技術・書く技術』 まとめ


    ビジネスに貢献する「いいビジネス文書」は、「読み手の視点」を意識することで書くことができます。
    具体的には、OPQ分析をして

    • 事実を元に読み手のニーズ(Q:読み手の疑問)を明確にする
    • 読み手と同じ視点で文書を書く

    というポイントを抑えましょう!

    書籍では他にも、ロジカルライティングで使われる文章の型やその使い方、日々のメールでロジカルライティングを練習する方法なども紹介しています。
    気になった方は書籍も読んでみてください。




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